Gianyar, Newsyess.com
Jumat, 22 November 2024

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusar) Kabupaten Gianyar kembali melakukan pemusnahan arsip inaktif. Sebanyak 20.518 lembar arsip, yang tersebar dalam 49 box, dimusnahkan di Kantor Dispusar Gianyar pada hari Jumat, 22 November 2024. Arsip-arsip tersebut berasal dari periode 2011 hingga 2016 dan telah memenuhi kriteria untuk dimusnahkan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Kegiatan pemusnahan ini dilaksanakan dengan tujuan utama untuk mengurangi jumlah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, serta untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip. Hal ini juga sejalan dengan amanat Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, I Gede Suardana Putra, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian penting dari manajemen kearsipan yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. "Pemusnahan ini difokuskan pada arsip yang sudah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak lagi memiliki nilai guna. Ini akan menghemat tempat, biaya, serta waktu, dan tentunya menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien," ujarnya.

Proses pemusnahan arsip ini dilakukan dengan melibatkan tim yang telah dibentuk Dispusar Gianyar. Sebelum pemusnahan, tim tersebut melakukan pengecekan dan penelitian terhadap arsip-arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan, memastikan bahwa arsip tersebut sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hanya arsip yang sudah tidak aktif dan tidak memiliki nilai guna lagi yang diizinkan untuk dimusnahkan.

Lebih lanjut, I Gede Suardana Putra mengungkapkan pentingnya peran setiap perangkat daerah dalam pengelolaan arsip. Ia mengajak seluruh instansi pemerintah di Kabupaten Gianyar untuk mengikuti prosedur yang telah diatur dalam Peraturan Bupati (Perbub) Nomor 28 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA). "Jika arsip yang tidak lagi diperlukan tidak dimusnahkan, itu akan menjadi beban. Selain membutuhkan biaya perawatan, arsip yang tidak berguna akan mempersulit penemuan kembali, memerlukan ruang penyimpanan yang besar, serta dapat menimbulkan gangguan kesehatan," tambahnya.

Selain itu, pemusnahan arsip juga dimaksudkan untuk melindungi informasi yang terkandung dalam arsip agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Proses ini juga membantu menjaga keamanan dan kerahasiaan data yang tersimpan di instansi pemerintah.

Pemusnahan arsip kali ini juga disaksikan oleh perwakilan dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan unsur dari Inspektorat Gianyar, sebagai bagian dari pengawasan dan jaminan transparansi.

Dispusar Gianyar pun menyatakan kesiapannya untuk terus mendampingi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang berencana melakukan pemusnahan arsip. "Kami siap memberikan pendampingan kepada OPD yang ingin melakukan pemusnahan arsip sesuai peraturan yang berlaku," tutup I Gede Suardana Putra. 

Dengan pemusnahan arsip ini, Kabupaten Gianyar semakin meningkatkan akuntabilitas dan efektivitas dalam pengelolaan arsip, serta menjaga kelancaran dan keamanan proses administrasi di seluruh instansi pemerintah.(TimNewsyess)